Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Fyldd ist ein Dienst von Bitvire (eenmanszaak) mit Sitz in Gorinchem, Nederland, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (Kamer van Koophandel) unter der Nummer 97211699 (USt-IdNr. NL005257300B03). Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter privacy@fyldd.com.

Für die Daten Ihres Kontos (siehe unten) sind wir der Verantwortliche. Für die Daten, die Sie selbst in Fyldd eingeben — über Ihre Kunden und Ihre Arbeit —, sind Sie der Verantwortliche und wir der Auftragsverarbeiter. Diese Rollenverteilung halten wir im Auftragsverarbeitungsvertrag fest.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten

Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, verschlüsseltes (gehashtes) Passwort und die Rolle jedes Nutzers innerhalb Ihres Unternehmens.

Nutzungs- und Sicherheitsdaten

IP-Adresse, Zeitstempel und ein Änderungsprotokoll (Audit-Log) der Aktionen in der App. Diese Daten nutzen wir, um den Dienst abzusichern, Missbrauch zu verhindern und Störungen zu beheben.

Daten, die Sie eingeben

Daten über Ihre Kunden und Ihre Arbeit: Kunden und Ansprechpartner, Anlagen und Standorte, Arbeitsaufträge, Stunden und Materialien, Fotos, GPS-Standort bei einem Arbeitsauftrag und die Unterschrift des Kunden zur Bestätigung. Sie bestimmen, welche Daten Sie hier eingeben; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag.

Zahlungsdaten

Für das Abonnement verarbeiten wir über unseren Zahlungsdienst Mollie den Zahlungsstatus Ihres Abonnements. Vollständige Bank- oder Kartendaten werden von Mollie verarbeitet und erreichen unsere Server nicht.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

• Erfüllung des Vertrags — um Ihnen ein funktionierendes Konto, die App und die Funktionen bereitzustellen, für die Sie sich angemeldet haben.
• Gesetzliche Verpflichtung — um Rechnungen und Zahlungsunterlagen aufzubewahren, wie es das Steuerrecht verlangt.
• Berechtigtes Interesse — um den Dienst abzusichern, zu warten und zu verbessern und um mit Ihnen über Ihr Konto zu kommunizieren.

4. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen eine begrenzte Zahl sorgfältig ausgewählter Partner ein, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten. Mit jedem von ihnen wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

• Mollie B.V.: Verwerkt abonnementsbetalingen (iDEAL, SEPA-incasso) en bewaart de betaalstatus. Amsterdam, Nederland (EU).
• Hetzner Online GmbH: Levert de servers en database waarop Fyldd en jouw gegevens draaien. Duitsland / Finland (EU).
• Proton Mail (Proton AG): Verzendt en ontvangt transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordherstel, meldingen). Zwitserland, dat volgens een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt.

5. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre Daten, solange Sie ein Konto haben. Nach der Kündigung löschen wir die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist, mit Ausnahme der Daten, die wir gesetzlich länger aufbewahren müssen — Rechnungen und die dazugehörigen Unterlagen bewahren wir gemäß der steuerlichen Aufbewahrungspflicht 7 Jahre auf. Auf Wunsch löschen wir Ihre Kontodaten früher, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Technische Protokolldateien (etwa IP-Adresse, Zeitstempel und Aktionen, die wir zur Absicherung und zur Behebung von Störungen nutzen) bewahren wir höchstens 90 Tage auf, es sei denn, sie werden für eine laufende Sicherheits- oder Missbrauchsuntersuchung benötigt.

6. Wo wir Ihre Daten verarbeiten

Ihr Konto und die Daten, die Sie in Fyldd eingeben, werden innerhalb der Europäischen Union gehostet und verarbeitet. Für den Versand und Empfang von E-Mails nutzen wir Proton Mail, das diese Verarbeitung in der Schweiz durchführt. Die Schweiz bietet laut einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau, sodass Ihre Daten dort denselben Schutz genießen wie innerhalb der EU. Eine weitere Übermittlung in Drittländer richten wir nicht ohne geeignete Garantien ein.

7. Sicherheit

• Der gesamte Datenverkehr läuft verschlüsselt über TLS (https).
• Passwörter werden gehasht gespeichert, niemals im Klartext.
• Eine strikte Trennung pro Unternehmen (Mandantentrennung) sorgt dafür, dass andere Kunden Ihre Daten nicht einsehen können. Autorisierte Fyldd-Administratoren können für Support und Sicherheit Zugriff erhalten; dieser Zugriff ist auf das Notwendige beschränkt und wird protokolliert.
• Ein Audit-Log hält Änderungen zur Nachvollziehbarkeit fest.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit (Datenportabilität) Ihrer personenbezogenen Daten, und Sie können bestimmten Verarbeitungen widersprechen. Vieles davon regeln Sie direkt in der App; für den Rest schreiben Sie an privacy@fyldd.com. Sind Sie mit dem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden, können Sie eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde Autoriteit Persoonsgegevens einreichen.

9. Cookies

Fyldd nutzt nur funktionalen Speicher in Ihrem Browser, um Sie angemeldet zu halten, und keine Tracking- oder Analyse-Cookies. Mehr dazu auf der Cookie-Seite.

10. Kontakt

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung? Schreiben Sie an privacy@fyldd.com oder info@fyldd.com.