Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Rollen

Für die Daten, die Sie in Fyldd über Ihre Kunden und Ihre Arbeit eingeben, sind Sie der Verantwortliche und ist Bitvire der Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen und nicht für eigene Zwecke.

2. Arten von Daten und betroffenen Personen

In Ihrem Namen verarbeiten wir unter anderem:

• Daten — Namens- und Kontaktdaten, Adressen und Standorte, Arbeitsaufträge, Stunden und Materialien, Fotos und Unterschriften.
• Betroffene Personen — Ihre Kunden und Ansprechpartner sowie Ihre eigenen Nutzer (die Personen, die mit der App arbeiten).

3. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen Bitvire die Erlaubnis, die folgenden Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Bei einem Wechsel oder einer Ergänzung informieren wir Sie vorab, damit Sie Widerspruch einlegen können.

• Mollie B.V.: Verwerkt abonnementsbetalingen (iDEAL, SEPA-incasso) en bewaart de betaalstatus. Amsterdam, Nederland (EU).
• Hetzner Online GmbH: Levert de servers en database waarop Fyldd en jouw gegevens draaien. Duitsland / Finland (EU).
• Proton Mail (Proton AG): Verzendt en ontvangt transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordherstel, meldingen). Zwitserland, dat volgens een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt.

4. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen: Verschlüsselung des Datenverkehrs (TLS), gehashte Passwörter, strikte Trennung der Daten pro Unternehmen (Mandantentrennung), rollenbasierten Zugriff und ein Audit-Log der Änderungen. Wir erstellen regelmäßig Back-ups.

Administrativer Zugriff durch Bitvire. Autorisierte Administratoren von Bitvire können zum Bereitstellen, Absichern, Warten und Unterstützen des Dienstes Zugriff auf Ihre Daten erhalten — ausschließlich zu diesen Zwecken, nach dem Prinzip „Need-to-know“ und an Geheimhaltung gebunden. Diesen Zugriff nutzen wir niemals für eigene Zwecke. Jeder administrative Zugriff wird in einem separaten, unveränderbaren Protokoll festgehalten (wer, wann, welches Unternehmen). Dieser Zugriff ist Bestandteil Ihres Auftrags an uns als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

5. Datenpannen

Entdecken wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Datenpanne), die Ihre Daten betrifft, melden wir Ihnen dies ohne unangemessene Verzögerung, mit den Informationen, die Sie benötigen, um Ihrer eigenen Meldepflicht gegenüber der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) und den betroffenen Personen nachzukommen.

6. Rechte betroffener Personen

Erhalten Sie eine Anfrage einer betroffenen Person (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit), unterstützen wir Sie dabei. Viele Handlungen führen Sie selbst in der App aus; für den Rest können Sie uns um Unterstützung bitten.

7. Rückgabe und Löschung

Bei Beendigung des Vertrags können Sie Ihre Daten exportieren. Danach löschen wir die personenbezogenen Daten, die wir in Ihrem Namen verarbeiten, innerhalb einer angemessenen Frist, es sei denn, wir sind gesetzlich verpflichtet, sie länger aufzubewahren.

8. Wo wir verarbeiten

Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt. Für den Versand und Empfang von E-Mails setzen wir Proton Mail ein, das diese Verarbeitung in der Schweiz durchführt. Die Schweiz bietet laut einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau. Eine weitere Übermittlung in Drittländer richten wir nicht ohne geeignete Garantien ein.

9. Fragen

Fragen zu diesem Auftragsverarbeitungsvertrag oder brauchen Sie ein gesondert unterzeichnetes Exemplar? Schreiben Sie an privacy@fyldd.com. Siehe auch unsere Datenschutzerklärung.