Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Fyldd is een dienst van Bitvire (eenmanszaak), gevestigd te Gorinchem, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97211699 (BTW NL005257300B03). Voor privacyvragen bereik je ons via privacy@fyldd.com.

Voor de gegevens van jouw account (zie hieronder) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die je zelf in Fyldd invoert over jouw klanten en werk, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Die rolverdeling leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens we verwerken

Accountgegevens

Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, versleuteld (gehasht) wachtwoord en de rol van elke gebruiker binnen jouw bedrijf.

Gebruiks- en beveiligingsgegevens

IP-adres, tijdstempels en een wijzigingslog (audit log) van handelingen in de app. We gebruiken deze gegevens om de dienst te beveiligen, misbruik tegen te gaan en storingen op te lossen.

Gegevens die jij invoert

Gegevens over jouw klanten en werk: klanten en contactpersonen, objecten en locaties, werkbonnen, uren en materialen, foto's, GPS-locatie bij een werkbon en de handtekening van de klant ter akkoord. Jij bepaalt welke gegevens je hier invoert; wij verwerken ze uitsluitend in jouw opdracht.

Betaalgegevens

Voor het abonnement verwerken we via onze betaaldienst Mollie de betaalstatus van jouw abonnement. Volledige bank- of kaartgegevens worden door Mollie verwerkt en bereiken onze servers niet.

3. Doel en grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst — om je een werkend account, de app en de functies te leveren waarvoor je je hebt aangemeld.
• Wettelijke verplichting — om facturen en betaaladministratie te bewaren zoals de belastingwetgeving vereist.
• Gerechtvaardigd belang — om de dienst te beveiligen, te onderhouden en te verbeteren, en om met je te communiceren over je account.

4. Sub-verwerkers

We schakelen een beperkt aantal zorgvuldig geselecteerde partijen in die namens ons gegevens verwerken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

• Mollie B.V.: Verwerkt abonnementsbetalingen (iDEAL, SEPA-incasso) en bewaart de betaalstatus. Amsterdam, Nederland (EU).
• Hetzner Online GmbH: Levert de servers en database waarop Fyldd en jouw gegevens draaien. Duitsland / Finland (EU).
• Proton Mail (Proton AG): Verzendt en ontvangt transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordherstel, meldingen). Zwitserland, dat volgens een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt.

5. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens zolang je een account hebt. Na opzegging verwijderen we de persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, behalve gegevens die we wettelijk langer moeten bewaren — facturen en de bijbehorende administratie bewaren we 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht. Op verzoek verwijderen we jouw accountgegevens eerder, voor zover dat wettelijk is toegestaan. Technische logbestanden (zoals IP-adres, tijdstempels en handelingen, die we gebruiken voor beveiliging en het oplossen van storingen) bewaren we maximaal 90 dagen, tenzij ze nodig zijn voor een lopend beveiligings- of misbruikonderzoek.

6. Waar we je gegevens verwerken

Je account en de gegevens die je in Fyldd invoert worden gehost en verwerkt binnen de Europese Unie. Voor het verzenden en ontvangen van e-mail gebruiken we Proton Mail, dat deze verwerking in Zwitserland uitvoert. Zwitserland biedt volgens een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie een passend beschermingsniveau, zodat je gegevens daar dezelfde bescherming genieten als binnen de EU. Verdere doorgifte naar derde landen zetten we niet op zonder passende waarborgen.

7. Beveiliging

• Al het verkeer loopt versleuteld over TLS (https).
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, nooit leesbaar.
• Strikte scheiding per bedrijf (tenant-isolatie) zorgt dat andere klanten jouw gegevens niet kunnen zien. Geautoriseerde Fyldd-beheerders kunnen voor support en beveiliging toegang krijgen; die toegang is beperkt tot wat nodig is en wordt vastgelegd.
• Een audit log legt wijzigingen vast voor herleidbaarheid.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid (portabiliteit) van je persoonsgegevens, en je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Veel hiervan regel je direct in de app; voor de rest mail je privacy@fyldd.com. Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Fyldd gebruikt alleen functionele opslag in je browser om je ingelogd te houden, en geen tracking- of analytics-cookies. Lees meer op de cookiepagina.

10. Contact

Vragen over deze privacyverklaring? Mail privacy@fyldd.com of info@fyldd.com.