Verwerkersovereenkomst

1. Rollen

Voor de gegevens die jij in Fyldd invoert over jouw klanten en werk, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Bitvire de verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in jouw opdracht en volgens jouw instructies, en niet voor eigen doeleinden.

2. Soorten gegevens en betrokkenen

Namens jou verwerken wij onder meer:

• Gegevens — naam- en contactgegevens, adressen en locaties, werkbonnen, uren en materialen, foto's en handtekeningen.
• Betrokkenen — jouw klanten en contactpersonen, en jouw eigen gebruikers (de mensen die met de app werken).

3. Sub-verwerkers

Je geeft Bitvire toestemming om de volgende sub-verwerkers in te schakelen. Bij vervanging of toevoeging informeren we je vooraf, zodat je bezwaar kunt maken.

• Mollie B.V.: Verwerkt abonnementsbetalingen (iDEAL, SEPA-incasso) en bewaart de betaalstatus. Amsterdam, Nederland (EU).
• Hetzner Online GmbH: Levert de servers en database waarop Fyldd en jouw gegevens draaien. Duitsland / Finland (EU).
• Proton Mail (Proton AG): Verzendt en ontvangt transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoordherstel, meldingen). Zwitserland, dat volgens een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie een passend beschermingsniveau biedt.

4. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van verkeer (TLS), gehashte wachtwoorden, strikte scheiding van gegevens per bedrijf (tenant-isolatie), toegang op basis van rollen en een audit log van wijzigingen. We maken regelmatig back-ups.

Beheertoegang door Bitvire. Geautoriseerde beheerders van Bitvire kunnen voor het leveren, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van de dienst toegang krijgen tot jouw gegevens — uitsluitend voor die doeleinden, op basis van “need-to-know” en gebonden aan geheimhouding. We gebruiken die toegang nooit voor eigen doeleinden. Elke beheertoegang wordt vastgelegd in een apart, niet-wijzigbaar logboek (wie, wanneer, welk bedrijf). Deze toegang vormt onderdeel van jouw opdracht aan ons als verwerker (art. 28 AVG).

5. Datalekken

Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging aan jou, met de informatie die je nodig hebt om aan je eigen meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te voldoen.

6. Rechten van betrokkenen

Krijg je een verzoek van een betrokkene (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid), dan helpen we je daarbij. Veel handelingen voer je zelf uit in de app; voor de rest kun je ons vragen te assisteren.

7. Teruggave en verwijdering

Bij beëindiging van de overeenkomst kun je je gegevens exporteren. Daarna verwijderen wij de persoonsgegevens die we namens jou verwerken binnen een redelijke termijn, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

8. Waar we verwerken

De verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie. Voor het verzenden en ontvangen van e-mail schakelen we Proton Mail in, dat deze verwerking in Zwitserland uitvoert. Zwitserland biedt volgens een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie een passend beschermingsniveau. Verdere doorgifte naar derde landen zetten we niet op zonder passende waarborgen.

9. Vragen

Vragen over deze verwerkersovereenkomst of een afzonderlijk ondertekend exemplaar nodig? Mail privacy@fyldd.com. Zie ook onze privacyverklaring.